Datenschutzerklärung für Bewerber

1. 1. Grundsätze des Datenschutzes

   1. Jede Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß den folgenden Datenschutzgrundsätzen:
      1. Personenbezogene Daten müssen rechtmäßig, fair und transparent verarbeitet werden;
      2. Personenbezogene Daten müssen korrekt sein und auf dem neuesten Stand gehalten werden, wobei alle Anstrengungen unternommen werden müssen, um sie zu löschen oder zu berichtigen;
      3. Personenbezogene Daten müssen so verarbeitet werden, dass eine angemessene Sicherheit gewährleistet ist.

2. 2. Rechte der Kandidaten

   1. Unter bestimmten Umständen stehen dem Bewerber gemäß den Datenschutzgesetzen Rechte in Bezug auf seine personenbezogenen Daten zu, die er kostenlos ausüben kann. Zu diesen Rechten gehören:
      1. Das Recht, zu erfahren, ob wir personenbezogene Daten des Bewerbers gespeichert haben, und Auskunft über die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
      2. Das Recht, die Einwilligung zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie jedoch, dass wir möglicherweise weiterhin berechtigt sind, die personenbezogenen Daten eines Bewerbers zu verarbeiten, wenn wir einen anderen berechtigten Grund dafür haben. Beispielsweise müssen wir personenbezogene Daten möglicherweise aufbewahren, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen.
      3. Das Recht, von uns die Berichtigung personenbezogener Daten zu verlangen, wenn diese unrichtig oder unvollständig sind.
      4. Das Recht, unter bestimmten Umständen die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen. Bitte beachten Sie, dass es Fälle geben kann, in denen Bewerber uns um die Löschung personenbezogener Daten bitten, wir jedoch gesetzlich dazu verpflichtet sind, diese aufzubewahren.
      5. Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, die uns zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und/oder uns anzuweisen, diese Daten an einen Dritten zu übermitteln.
      6. Das Recht, jederzeit der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten für Zwecke des Direktmarketings sowie unter bestimmten anderen Umständen zu widersprechen, beispielsweise wenn wir unsere berechtigten Interessen ändern, auf deren Grundlage wir die personenbezogenen Daten des Bewerbers ursprünglich erhoben und verarbeitet haben.
      7. Das Recht, bei der zuständigen Datenschutzbehörde Beschwerde einzulegen, wenn ein Bewerber der Ansicht ist, dass wir seine Rechte verletzt haben.
   2. Wenn Betroffene eines der oben genannten Rechte ausüben oder eine diesbezügliche Beschwerde oder Anfrage in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten einreichen möchten, bitten wir sie, sich unter Verwendung der unten angegebenen Kontaktdaten an uns zu wenden.
   3. Weitere Informationen zu den Rechten von Bewerbern erhalten Sie bei der für den Wohnsitz des Bewerbers zuständigen Datenschutzbehörde.

3. 3. Welche Daten erheben wir und warum?

   1. Wenn sich ein Bewerber auf eine Stelle bewirbt oder Interesse an einer Position bekundet, bitten wir ihn unter Umständen um folgende Angaben:
      1. Name und Kontaktdaten des Bewerbers (wie Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse);
      2. die Art der Tätigkeit, die der Bewerber sucht;
      3. der berufliche Werdegang und der Bildungsweg eines Bewerbers (in der Regel im Lebenslauf des Bewerbers);
      4. das Land, aus dem sich der Bewerber bewirbt, sowie dessen Arbeitserlaubnis;
      5. die Antworten der Bewerber auf die Fragen im Bewerbungsformular sowie sonstige Informationen, die uns ein Bewerber im Rahmen möglicher Hausaufgaben übermittelt;
      6. Angaben zum aktuellen und/oder gewünschten Gehalt eines Bewerbers sowie zu weiteren Aspekten der Vergütung und des Leistungspakets;
      7. Audio-, elektronische, visuelle und sonstige Daten, die bei der Durchführung von Befragungen über Plattformen von Drittanbietern (wie in Abschnitt 6 definiert) erhoben werden; und
      8. die derzeitige Kündigungsfrist des Bewerbers.
   2. Wird ein Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, erfassen wir folgende Daten:
      1. Angaben zu etwaigen Anpassungen, die ein Bewerber für das Vorstellungsgespräch wünscht;
      2. alle weiteren Informationen, die uns ein Bewerber zur Verfügung stellt, oder Beobachtungen, die wir im Rahmen von Vorstellungsgesprächen machen und die für die Bewerbung des Bewerbers relevant sind;
      3. ein Ausweisdokument, einen Adressnachweis sowie Angaben zur aktuellen und früheren Anschrift, Überprüfung der Arbeitserlaubnis; und
      4. Angaben zu ehemaligen Vorgesetzten oder Kollegen, die der Bewerber als Referenzpersonen angeben möchte.
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         Die Angabe dieser Informationen ist freiwillig; sollte der Bewerber jedoch darauf verzichten, verfügen wir möglicherweise nicht über ausreichende Informationen, um seine Bewerbung zu prüfen.
   3. Möglicherweise erfragen wir auch die folgenden Daten der „besonderen Kategorie“, deren Angabe für den Bewerber vollkommen freiwillig ist und die anonym bleiben:
      1. ethnische Zugehörigkeit
      2. Geschlechtsidentität
      3. sexuelle Orientierung
      4. Behinderung und Neurodiversität.
   4. Im Folgenden wird erläutert, wie wir diese Daten verwenden und speichern.

4. 4. Daten, die wir aus externen Quellen erheben

   1. Wir können die Kontaktdaten und das berufliche Profil eines Bewerbers auch aus folgenden Quellen beziehen:
      1. Personalvermittlungs- oder Headhunting-Agenturen; oder
      2. professionelle Netzwerke oder andere öffentliche Quellen wie soziale Medien und Jobbörsen.
   2. Im Zusammenhang mit der Bewerbung eines Bewerbers und dem Einstellungsverfahren erheben wir möglicherweise außerdem folgende Daten:
      1. die Ergebnisse von Hintergrundüberprüfungen durch Auskunfteien; dies kann (sofern zutreffend) Informationen über strafrechtliche Verurteilungen, sofern der Bewerber vorbestraft ist, sowie über den Einwanderungsstatus des Bewerbers umfassen; und
      2. Referenzen von früheren Arbeitgebern, Vorgesetzten oder Kollegen.

5. 5. Wie wir Daten während des Einstellungsprozesses verwenden

   1. In Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen erheben wir Daten nur dann, wenn wir über eine rechtmäßige Grundlage für die Verwendung der personenbezogenen Daten des Bewerbers verfügen. Da die Personalbeschaffung für beide Seiten eine sensible Angelegenheit ist, verfügen wir über zahlreiche Rechtsgrundlagen für die Datenerhebung:
      1. Wir benötigen personenbezogene Daten, um einen Arbeitsvertrag abzuschließen, damit wir:
         • Kontaktieren Sie den Bewerber während des Einstellungsprozesses
         • Hintergrundüberprüfungen durchführen
         • Prüfen Sie die Eignung des Bewerbers für die betreffende Stelle
         • Referenzen einholen und die Angaben überprüfen, die uns ein Bewerber in seinem Lebenslauf gemacht hat.
      2. Wir müssen personenbezogene Daten verarbeiten, um gesetzliche Vorschriften einzuhalten, damit wir:
         • Stellen Sie sicher, dass der Bewerber über eine Arbeitserlaubnis für das Land verfügt, in dem er sich bewirbt
         • Führen Sie die gesetzlich vorgeschriebenen Strafregisterüberprüfungen für bestimmte Positionen durch
         • Erfahren Sie mehr über die Eignung und Qualifikationen eines Bewerbers für eine Führungsposition.
      3. Wir müssen personenbezogene Daten verarbeiten, wenn dies in unserem „berechtigten Interesse“ liegt, damit wir:
         • Durchführung unserer Einstellungs- und Beförderungsprozesse (einschließlich unseres Bewerberverwaltungssystems)
         • Bewahren Sie eine Kopie der Bewerbungsdaten des Bewerbers auf, falls dieser für andere Stellen in Betracht gezogen werden möchte. (Siehe „Aufbewahrung von Daten“ weiter unten.)
         • Geben Sie die Kontaktdaten des Bewerbers an unseren Reiseveranstalter weiter, falls der Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch anreisen oder in einem Hotel übernachten muss.
      4. Wir benötigen die Einwilligung des Bewerbers zur Verwendung seiner Daten, daher fragen wir möglicherweise:
         • Die Einholung der Einwilligung des Bewerbers zur Durchführung einer Strafregisterüberprüfung (es sei denn, der Bewerber wird für eine Position als leitender Angestellter und/oder nicht geschäftsführendes Vorstandsmitglied in Betracht gezogen; in diesem Fall sind diese Überprüfungen gesetzlich vorgeschrieben).

6. 6. Wer Zugriff auf die Daten der Bewerber haben darf

   1. Wir können die personenbezogenen Daten eines Bewerbers intern innerhalb des Unternehmens weitergeben, beispielsweise an unsere verbundenen Unternehmen, Tochtergesellschaften oder Mitarbeiter, die einen berechtigten Grund für den Zugriff auf die personenbezogenen Daten eines Bewerbers haben und der Geheimhaltungspflicht unterliegen;
   2. Wir können personenbezogene Daten an Drittanbieter-Plattformen weitergeben (wobei darunter die im Rahmen des Einstellungsprozesses genutzte Software und die entsprechenden Dienste zu verstehen sind, darunter):
      1. Greenhouse – das ist unser Bewerberverwaltungssystem, in dem wir alle im Rahmen des Einstellungsprozesses erhobenen personenbezogenen Daten speichern.
      2. Google Meet – diesen Dienst nutzen wir für die Durchführung unserer virtuellen Vorstellungsgespräche.
      3. Screenloop – diesen Dienst nutzen wir zur Aufzeichnung unserer Videointerviews. Die von Screenloop erstellten Aufzeichnungen werden drei Monate nach dem Interview gelöscht.
      4. Personalvermittlungsagenturen – wir teilen der Agentur das Ergebnis der Bewerbung eines Bewerbers mit, damit sie ihn weiterhin über andere Stellenangebote informieren oder dies einstellen kann.
      5. HackerRank – Die Antworten der Bewerber auf den Kompetenztest werden von HackerRank verarbeitet und an Goodnotes weitergeleitet. Anhand dieser Daten ziehen wir Schlussfolgerungen, die uns dabei helfen, Bewerber mit ähnlichen Profilen voneinander zu unterscheiden.
   3. Unter bestimmten Umständen können wir gesetzlich verpflichtet sein, bestimmte personenbezogene Daten weiterzugeben, wenn dies für ein Gerichtsverfahren relevant ist oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, einer gerichtlichen Anordnung oder der Anweisungen einer staatlichen Behörde erforderlich ist.

7. 7. Einsatz künstlicher Intelligenz im Einstellungsprozess

   1. Um die Effizienz unseres Einstellungsprozesses zu steigern, setzen wir künstliche Intelligenz (KI) ein, um unsere Rekrutierungsteams bei verfahrenstechnischen und vorbereitenden Aufgaben zu unterstützen.
      1. Was die KI leistet: Unsere KI-Tools unterstützen uns bei der Durchführung von Vorstellungsgesprächen und helfen dabei, Informationen aus Ihrem Lebenslauf – wie Ihre Fähigkeiten, Qualifikationen und Ihren beruflichen Werdegang – zu extrahieren und zu kategorisieren, um sie in einem standardisierten Format unserem Rekrutierungsteam zur Prüfung bereitzustellen.
      2. Was die KI nicht tut: Wir möchten klarstellen, dass unsere KI nicht dazu dient, Einstellungsentscheidungen zu treffen oder Bewerber auszusortieren. Alle Bewertungen Ihrer Eignung für eine Stelle werden von unserem Rekrutierungsteam vorgenommen.
      3. Menschliche Überprüfung: Die von unserer KI verarbeiteten Informationen werden stets von einem Mitglied unseres Rekrutierungsteams geprüft und verifiziert, bevor Entscheidungen bezüglich Ihrer Bewerbung getroffen werden.
   2. Der Einsatz von KI in diesem Zusammenhang beruht auf unserem berechtigten Interesse an der Optimierung unseres Einstellungsverfahrens. Sie haben das Recht, dieser Verarbeitung zu widersprechen. Weitere Informationen zu Ihren Rechten finden Sie im Abschnitt „Ihre Datenschutzrechte“ dieser Erklärung.

8. 8. Datenschutz

   1. Wir werden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ergreifen, zum Beispiel:
      1. Wir verschlüsseln personenbezogene Daten;
      2. wir führen Prüfungen bei unseren Drittanbieterplattformen durch, um sicherzustellen, dass diese die geltenden Datenschutzgesetze einhalten und die personenbezogenen Daten, die wir an sie weitergeben, sicher aufbewahren; und
      3. Alle personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten oder speichern, werden auf sicheren Servern gespeichert.
   2. Darüber hinaus haben wir angemessene Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um zu verhindern, dass personenbezogene Daten versehentlich oder unrechtmäßig verloren gehen, verwendet werden oder zugänglich gemacht werden. Wir beschränken den Zugriff auf personenbezogene Daten von Bewerbern auf diejenigen Personen, die einen berechtigten geschäftlichen Grund für den Zugriff haben. Wir ergreifen Maßnahmen, um sicherzustellen, dass diejenigen, die personenbezogene Daten von Bewerbern verarbeiten, dies nur in autorisierter Weise tun und einer Geheimhaltungspflicht unterliegen. Wir verfügen zudem über Verfahren zur Reaktion auf Datenschutzverletzungen. Wir werden Bewerber und gegebenenfalls die zuständige Aufsichtsbehörde über eine vermutete Datenschutzverletzung informieren, sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
   3. Da das Internet jedoch keine zu 100 % sichere Umgebung ist, können wir die Sicherheit von Informationen, einschließlich personenbezogener Daten, die Bewerber uns mitteilen, weder garantieren noch gewährleisten. Es gibt keine Garantie dafür, dass Informationen, einschließlich personenbezogener Daten, nicht durch eine Umgehung unserer physischen, technischen oder organisatorischen Sicherheitsvorkehrungen abgerufen, offengelegt, verändert oder zerstört werden können.

9. 9. Datenspeicherung

   1. Sofern nicht anders vereinbart, werden die Daten der Bewerber von uns für maximal zwölf (12) Monate gespeichert. Wir bewahren die Daten nicht berücksichtigter Bewerber für diesen Zeitraum auf, um sie über alternative Stellenangebote zu informieren, die für sie von Interesse sein könnten.
      
   2. Die Kandidaten können sich jederzeit davon abmelden.
      

10. 10. Datenschutzbeauftragter

    Haben Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder möchten Sie sich in Personalangelegenheiten an unseren Datenschutzbeauftragten (DSB) wenden? Senden Sie eine E-Mail an Nebahat Arslan unter legal@goodnotesapp.com.